Rental Guidelines
ENTRENAMIENTO EN EQUIPO
Es responsabilidad del arrendatario asegurarse de que se satisfagan sus necesidades de producción. Esto deberá configurarse antes del evento. Los ALQUILERES POR ÚNICA VEZ O POR PRIMERA VEZ deben recibir capacitación de un asesor técnico del personal o contar con un técnico de sonido calificado y aprobado. ESTA FORMACIÓN ES OBLIGATORIA. El gerente de producción del evento debe comunicarse con la gerencia de manera oportuna para organizar la capacitación o hacer arreglos para que uno de los miembros del personal opere el equipo técnico antes del evento.
El personal debe asegurarse de que las necesidades de los eventos se cumplan dentro de las pautas establecidas por la gerencia. Esto incluye instrucciones generales de operación para equipos de iluminación y sonido, y discusión de protocolos operativos y de seguridad del teatro. La capacitación puede incluir consejos sobre la ubicación de los materiales, la decoración, colgar telones de fondo: ubicar muebles, atriles y cables de extensión, y anticipar y resolver posibles problemas que acompañan al uso del teatro para cualquier evento. El asesor técnico no será necesariamente la dirección in situ durante las actuaciones.
La gerencia no asume ninguna responsabilidad por fallas en el equipo debido a un error del arrendatario.
La administración no asume ninguna responsabilidad por las acciones realizadas por el arrendatario que no estén permitidas debido a las pautas de administración o el código de incendios.
Se puede obtener de la dirección un diagrama de representación de iluminación y una hoja de especificaciones del teatro que incluya la lista de equipos de sonido e iluminación disponibles. Todos los ajustes de iluminación se restaurarán de acuerdo con el diagrama de repetición al finalizar el evento.
Se recomienda encarecidamente que el arrendatario haga una copia de seguridad del programa. La gerencia no asume ninguna responsabilidad por fallas debido a la pérdida del programa de configuración de un espectáculo.
Si una organización proporciona su propio equipo de sonido, se deben hacer arreglos especiales con la gerencia y se deben restaurar los ajustes originales.
CERTIFICADO DE SEGURO/EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD
Se debe firmar y presentar un Certificado de seguro de la compañía de seguros del Arrendatario o de Responsabilidad del Teatro en el momento del depósito.
ENTRADAS COMPLETAS
El Arrendatario proporcionará a la gerencia del Teatro 12 boletos de cortesía para que la gerencia los use a su discreción para la ejecución de un espectáculo.
PUBLICIDAD Y MARKETING
Los programas, volantes, carteles y toda la publicidad son responsabilidad del arrendatario.
El Teatro incluirá eventos ofrecidos al público en una vitrina frente al teatro. Se incluye un formulario de solicitud de marquesina en el paquete de Pautas para el teatro y debe enviarse al menos una semana antes del evento programado.
Los detalles de los boletos, la información y los números de teléfono deben figurar en cualquier anuncio. Los arrendatarios no deben incluir los números de teléfono del Teatro sin el permiso previo de la administración del formulario.
La gerencia debe aprobar todos los anuncios que incluyan el nombre del Teatro o muestren el logotipo del Teatro antes de su publicación o circulación.
LIMPIEZA, HUELGA Y DESCARGA
Los arrendatarios deben cancelar su producción/evento INMEDIATAMENTE después de la presentación de cierre.
Una matiné dominical final debe concluir a más tardar a las 6:00 p. m. para permitir el tiempo adecuado para cargar y restaurar el teatro y su equipo a sus posiciones originales.
Los inquilinos restaurarán el teatro y sus espacios de apoyo a la condición en que se encontraron, incluidos, entre otros:
• eliminación de todas las piezas del escenario, vestuario, utilería, equipo externo
• Restauración de parcelas de iluminación general y cortinaje
• volver a pintar el piso del escenario si es necesario
• retiro de todos los materiales de la casa, el vestíbulo y la taquilla
• restaurar el equipo del Teatro a sus posiciones originales
• limpieza/alisado de vestidores y cualquier otra área utilizada
Se harán arreglos para la devolución de las llaves si corresponde.
La gerencia inspeccionará el teatro y sus áreas de apoyo después de la huelga del evento.
El Arrendatario será responsable de cualquier limpieza y reparación (p. ej., quitar clavos/tornillos, volver a pintar, desgarrar cortinas o limpiar alfombras), o el reemplazo debido a daños o uso indebido, como se establece en estas Pautas de alquiler de teatros.
NO SE HARAN EXCEPCIONES A ESTOS REQUISITOS. SE APLICARÁN CARGOS POR DAÑOS.
Los materiales o pertenencias que se dejen en el Teatro, vestíbulo, boletería, camerinos o cualquier otra área de las instalaciones no son responsabilidad del Teatro. El costo de retirar dichos materiales se le cobrará al Arrendatario o se le restará del Depósito. El Teatro no se hace responsable por artículos perdidos o robados.
REGLAS DEL TEATRO
El Código de seguridad contra incendios debe observarse en TODO MOMENTO. Los inquilinos no pueden exceder las capacidades establecidas de las habitaciones.
Está absolutamente PROHIBIDO FUMAR EN EL TEATRO. Esto incluye el vestíbulo, la casa, el balcón o cualquier otro lugar de la instalación.
NO SE PERMITE COMER NI BEBER EN EL TEATRO (CASA, CABINA DE SONIDO O ESCENARIO). Solo se permite comida y bebida en el vestíbulo.
El balcón y el ático están fuera de los límites sin la aprobación de la Gerencia.
Los vestuarios están disponibles previa solicitud y aprobación de la Gerencia. Se puede aplicar una tarifa.
No se pueden colocar sillas en los pasillos del teatro; No se permite “espacio para estar de pie” en la parte trasera o a los lados del auditorio.
El equipo contra incendios (incluidos los extintores, las luces de salida, etc.) debe estar libre y despejado de obstáculos en todo momento.
Los alambres y cables deben estar sujetos con cinta adhesiva y no deben cruzar las salidas ni los peldaños de las escaleras.
Todos los materiales utilizados en el escenario deben ser ignífugos.
ASIENTOS ACCESIBLES PARA SILLAS DE RUEDAS
El teatro tiene posiciones de asientos ubicadas en el teatro que están designadas como accesibles para sillas de ruedas. Se recomienda que el administrador del evento analice dichos arreglos antes del evento con la administración del Teatro, si es posible.
BASURA
Los inquilinos son responsables de la limpieza después del uso de cada día. Los vestuarios deben recogerse y dejarse como se encontraron.
EFECTOS ESPECIALES
Todas las consideraciones especiales del set y los efectos especiales deben aprobarse antes de su uso en el ensayo.
Se pueden usar generadores de niebla, hielo seco y humo con el permiso de la gerencia.
PINTURA EN ESCENARIO
No se permite pintar escenarios en el escenario sin el permiso de la gerencia. Los pisos pintados o goteados deben ser pintados de negro por el arrendatario INMEDIATAMENTE después del golpe con pintura negra y rodillos proporcionados por la administración a cargo del arrendatario. (Se requiere notificación previa). En caso de no hacerlo, se considerará daño al Teatro.
EQUIPO EXTERNO
No se puede utilizar ningún equipo de iluminación, sonido o efectos especiales exteriores sin el permiso por escrito de la dirección del Teatro. Los pasillos deben permanecer despejados según el código de incendios. Los cables que atraviesan la casa deben estar asegurados y claramente marcados. Ningún cable puede correr directamente a través de las puertas de salida.
PERSONAL/ALQUILER
Las siguientes son responsabilidades del arrendatario. El arrendatario debe tener un Gerente/Persona de contacto.
·Representa al organismo productor del evento.
·Actúa como enlace entre el arrendatario y la Dirección del Teatro.
·Coordina la adherencia del arrendatario a las Pautas de Renta del Teatro.
·Responsable de todo el personal, venta de entradas, ujieres y seguridad.
·Responsable de la seguridad, bienestar y comportamiento del personal técnico involucrado en el evento en ausencia de la Persona de contacto.
·Responsable de la seguridad, el bienestar y el comportamiento de los artistas.
·Informa a los miembros de la compañía sobre las Normas de Alquiler del Teatro y el cumplimiento de las mismas.
·Responsable de mantener la política del Teatro de no comer ni beber en el teatro.
·Asegura la limpieza final de los espacios alquilados al final de cada día y para la huelga final.
·Asume la responsabilidad de las claves asignadas al evento.
·Asume la responsabilidad de las piezas del escenario y los accesorios utilizados por los artistas
·Informa a la Dirección de cualquier lesión o daño.
·Cumplimiento estricto de los protocolos de seguridad.
·La ejecución de todos los aspectos técnicos del evento del arrendatario, incluyendo la escenografía, iluminación y sonido.
·Asume la responsabilidad de las llaves asignadas.
·Informa al director de escena ya la dirección del Teatro de cualquier lesión o daño.
Operadores de tableros de luces/tableros de sonido
Los operadores de las tablas son responsabilidad del arrendatario y deben ser aprobados por la gerencia. El Teatro no asume ninguna responsabilidad por fallas debidas a errores del operador.
·Responsable del buen uso de los tableros y equipos de luz y sonido.
·Puede hacer ajustes al enfoque del equipo de iluminación, pero no puede mover un instrumento si no se ha proporcionado un diseñador.
TAQUILLAS
El arrendatario proporcionará todo lo siguiente:
·El Arrendatario puede proporcionar sus propios boletos, limitados a 300 asientos y siguiendo las Pautas del Teatro.*
·El Arrendatario no puede utilizar el número de teléfono del Teatro para la venta de entradas.
·Efectivo para dar cambio en taquilla. (No se puede dejar dinero en la taquilla durante la noche. El Teatro NO acepta responsabilidad por ninguna transacción monetaria o por la pérdida o robo de dinero).
·Presentar constancia de asistencia a la dirección del Teatro.
Los artículos relacionados con la organización se pueden exhibir o vender en la taquilla, o se pueden proporcionar mesas para exhibir en el vestíbulo (se debe seguir el código de incendios).
*100 asientos adicionales disponibles en el balcón con la aprobación de la gerencia.
¿Preguntas?
Contacta con la Dirección del Teatro del Estado
Suzie o David Jones
(940)665-2721